Keskiviikkona 10.11.2004 kello 13.15

 

Hallintojohtaja
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Thule-instituutin organisointi ja johtosäännön hyväksyminen
Oulun yliopiston koulutussopimusten yleiset periaatteet ja sopimusmallit

Talous- ja toimitilapalvelut
Oulun yliopiston kirjaston kokoelmapoliittinen suunnitelma

Opetus- ja opiskelijapalvelut
Alumnitoiminnan laajentaminen Oulun yliopistossa 

LISTA A:  HALLINTOJOHTAJA

1
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Säännökset hallituksen koollekutsumisesta ja päätösvaltaisuudesta ovat Oulun yliopiston hallintojohtosäännön 65 ja 68 §:ssä.

Kutsu kokoukseen on lähetetty 4.11.2004.

Hallitus on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtaja ja vähintään puolet muista hallituksen jäsenistä on läsnä.

Päätös: Todettiin.

2
Thule-instituutin organisointi ja johtosäännön hyväksyminen

Vireille ja viimeksi esillä 25.2.2004.

Oulun yliopiston pohjoisuuspainoalan koordinoinnista on vastannut Thule-instituutti vuodesta 1996 alkaen. Instituutti on erillislaitos, jonka hallinto on järjestetty yliopiston hallintojohtosäännön pohjalta. Instituutilla on hallituksen asettama johtokunta.

Oulun yliopiston hallitus päätti 29.11.2000 valita ympäristöalan opetuksen ja tutkimuksen yliopiston neljänneksi painoalaksi informaatiotekniikan, biotekniikan ja pohjoisuuden rinnalle 1.8.2001 alkaen. Edelleen hallitus päätti 31.1.2001 perustaa ympäristöalan tutkimuksen ja opetuksen kehittämistä ohjaavan johtoryhmän ja hyväksyi sille toimintasäännön. Ympäristöpainoalan tieteellisen johtajan tehtävä hoidetaan oman toimen ohella. Ympäristöpainoalalle osoitettua yliopiston rahoituksella palkattua henkilöstöä ovat NorNet-yhteistyön koordinaattori ja ympäristöalan opetuskoordinaattori.

Hallitus päätti 19.12.2001 sijoittaa yliopiston Arktisen teknologian keskuksen (NorTech Oulu) ympäristöpainoalan vastuualueen alaisuuteen sekä asetti yksikölle johtoryhmän. Johtoryhmän toimikausi päättyy vuoden 2004 lopussa. Yksiköllä on pääosin yliopiston perusrahoituksella palkattua henkilöstöä kaksi (johtaja ja osastosihteeri). Kaikkiaan ympäristöpainoalalle kohdennettua henkilöstöä on ulkopuolisella rahoituksella palkatut mukaan lukien 14. (Ei sisällä ympäristöalalla toimivia tiedekuntien ja niiden peruslaitosten henkilöitä.)

Yliopiston hallitus teki 25.2.2004 päätöksen, jonka mukaan Oulun yliopiston pohjoisuus- ja ympäristöpainoalojen toisiaan tukeva osaaminen kootaan yhden painoalanimikkeen ”Pohjoisuus ja ympäristö” alle. Lisäksi hallitus edellytti, että uudelle painoalalle tulee laatia toiminnallinen strategia ja painoalan hallinto rakennetaan erillislaitosmallin pohjalle.

Oulun yliopiston rehtori asetti 24.6.2004 työryhmän, jonka tehtävänä oli tehdä esitys pohjoisuus- ja ympäristö -painoalan organisaation hallinnollisiksi ratkaisuiksi ja valmistella yliopiston hallitukselle esitys organisaation edellyttämäksi johtosäännöksi tai vastaaviksi määräyksiksi. Työryhmän tuli ottaa esityksessään huomioon asiaa koskevat yliopiston hallituksen päätökset sekä selvitysmies, professori Jorma Kankaan ehdotus. Työ tuli tehdä tiiviissä vuorovaikutuksessa painoalan toiminnallisen strategian valmistelutyön kanssa.

Työryhmä on kokoontunut kolme kertaa ja kuullut asiassa keskeisten toimintayksiköiden edustajia sekä tiedekuntia. Johtosäännön valmistelussa on otettu huomioon erityisesti Thule-instituutin strategia sekä kokemukset yliopiston erillislaitosjohtosäännön, olemassaolevien painoalaorganisaatioiden johtosääntöjen sekä Kajaanin yliopistokeskuksen johtosäännön toimivuudesta. Thule-instituutin toiminnan monipuolistuessa ja laajentuessa strategiassa todetulla tavalla on osoittautunut tarpeelliseksi hyväksyä instituutille hallintojohtosääntöä yksityiskohtaisempi oma johtosääntönsä.

Johtosäännön valmistelussa keskeisiä näkökohtia ovat olleet erityisesti

- pohjoisuuden ja ympäristöalan kokoaminen yhteen yliopiston hallituksen 25.2.2004 tekemän päätöksen mukaisesti;

- tutkimusohjelmia, tutkimusryhmiä ja tutkimustoiminnan arviointia koskevan kohdan sisällyttäminen johtosääntöön Biocenter-mallia mukaillen, mutta pyrkien keveämpään ja monimuotoisempaan ohjeistamiseen toiminnan luonteen mukaisesti;

- painoalalla toteutettavan koulutuksen koordinoinnin ja kehittämisen ja tiedekuntien kanssa toteutettavan yhteistyön sisällyttäminen johtosääntöön;

- jo olemassa olevien toimintarakenteiden riittävä huomioon ottaminen, mutta pyrkien samalla hallinnolliseen selkeyteen ja vastuusuhteiden täsmällisyyteen;

- yhteistyöverkostojen, erityisesti NorNet-verkostossa toimivien valtion sektoritutkimuslaitosten ja elinkeinoelämän merkityksen riittävä huomioon ottaminen;

- toiminnan joustavuus mm. delegointisäännöksillä; sekä

- itsenäinen toimintavastuu vaikuttavuudesta ja tuloksista erillislaitoksen luonteen mukaisesti.

Työryhmän ehdotus johtosäännöksi esitetään liitteenä 1, HA 54/2004 ja johtosäännön valmistelussa käytetty yliopiston rehtorille 20.10.2004 luovutettu Thule-instituutin strategia liitteenä 2, HA 54/2004.

Päätösesitys: 1. Hallitus hyväksyy Thule-instituutin johtosäännön 1.1.2005 alkaen. Ennen johtosäännön voimaantuloa voidaan toteuttaa siirtymävaiheen järjestelyitä tämän johtosäännön mukaista päätöksentekomenettelyä noudattaen.

2. Ympäristöpainoalan henkilöstö siirretään vakansseineen Thule-instituuttiin 1.1.2005 alkaen.

3. Thule-instituutin johtajan virka julistetaan haettavaksi niin, että virka voidaan täyttää vakinaisesti viimeistään 1.4.2005 lukien.

4. Hallinto- ja yhteistyöelinten asema siirtymävaiheessa
- Ympäristöpainoalalle asetettu johtoryhmä lakkaa vuoden 2004 lopussa ja painoalalle hyväksytty toimintasääntö kumotaan.
- Thule-instituutin nykyinen johtokunta lakkaa vuoden 2004 lopussa ja uusi johtokunta asetetaan johtosäännön mukaisesti.
- Thule-instituutille 1.11.2003 alkaen kolmeksi vuodeksi asetettu kansainvälinen tieteellinen neuvottelukunta jatkaa toimikautensa loppuun ja sitä täydennetään ympäristöalan osalta.
- Sopimuspohjaisen NorNet-verkoston yhteistoimintaelimet jatkavat toimintaansa sopimusehtojen mukaisesti.

5. Yliopiston hallintojohtosäännön 54 § muutetaan seuraavaan muotoon:

”Thule-instituutti on Oulun yliopiston pohjoisuus- ja ympäristöpainoalan sateenvarjo-organisaatio, jonka tehtävänä on edistää, yhteensovittaa ja toteuttaa pohjoisuuteen ja ympäristöön liittyvää monitieteistä opetusta, tutkimusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Se on yliopiston profiiliin keskeisesti kuuluva monitieteinen, kansainvälinen ja tulevaisuuteen suuntautunut osaamisyhteisö, jonka tutkimus suuntautuu tieteen ja yhteiskunnan kannalta tärkeille aihealueille ja integroituu läheisesti opetukseen. Toiminta perustuu tieteiden ja toimijoiden väliseen yhteistyöhön yliopiston sisällä sekä sidosryhmien ja muiden yhteistyötahojen kanssa.

Thule-instituutin tehtävistä ja hallinnosta on määrätty erillisellä johtosäännöllä.”

Päätös: Hyväksyttiin §:iin 1 ja 8 tehdyin vähäisin muutoksin liitteen HA 54/2004 mukaisessa muodossa.

 

3
Oulun yliopiston koulutussopimusten yleiset periaatteet ja sopimusmallit

Oulun yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan 11.9.2002 Oulun yliopiston tutkimussopimusten yleiset periaatteet. Käydyn keskustelun yhteydessä tuotiin esille, että vastaavantyyppiset periaatteet olisi syytä vahvistaa myös koulutussopimusten osalta.

Hallintojohtajan päätöksellä asetettiin 15.3.2004 työryhmä, jonka tehtävänä oli tehdä ehdotus koulutushankkeisiin liittyvistä sopimusmenettelyistä Oulun yliopistossa, valmistella tarvittavat sopimusmallit erityyppisiä koulutushankkeita varten sekä tehdä tarpeen mukaan aihepiiriin mahdollisesti liittyviä muita esityksiä.

Työryhmä sai työnsä valmiiksi 24.6.2004. Tämän jälkeen se on ollut kommenteilla mm. tiedekunnissa. Pyydettyyn määräaikaan mennessä ei ole esitetty muutoksia esitettyihin yleisiin periaatteisiin eikä sopimusmalleihin.

Koulutussopimustyöryhmä on katsonut tarpeelliseksi esittää seuraavia toimenpiteitä Oulun yliopiston koulutussopimuksiin liittyvien käytäntöjen ja periaatteiden selventämiseksi ja määrittämiseksi.

1) Työryhmä esittää vahvistettavaksi ja käyttöön otettavaksi loppuraportin liitteenä olevan tilaajarahoitteisen koulutussopimusmallin.

2) Työryhmä esittää vahvistettavaksi ja käyttöön otettavaksi loppuraportin liitteenä olevan koulutuspalvelun ostosopimuksen.

3) Työryhmä esittää vahvistettavaksi ja käyttöön otettavaksi loppuraportin liitteenä olevat koulutussopimusten yleiset sopimusperiaatteet.

4) Työryhmä esittää, että yhteisrahoitteisia koulutussopimuksia varten laaditaan ja vahvistetaan erityinen muistilista, jossa luetellaan keskeisimmät sopimuksissa huomioon otettavat seikat.

5) Työryhmä katsoo, että koulutussopimuksia varten tulisi laatia erityinen ohjeistus, jossa tulee käsitellä mm. seuraavia kysymyksiä: sopimuksen mukaisen suorituksen hinnoittelu, arvonlisäverokohtelu, oikeuksiensiirtosopimusten tarpeellisuus, koulutuspalvelun oston ja myynnin edellytykset ja rajoitukset sekä määritellä sopimusten allekirjoitusjärjestelmät.

6) Työryhmä esittää, että yliopisto selvittää ja harkitsee, onko koulutuspalvelujen ostolle ja myynnille asetettujen edellytysten ja rajoitusten joustavoittaminen mahdollista.

7) Työryhmä esittää, että yliopiston rehtori delegoisi allekirjoitusvaltaansa koulutussopimusten osalta laitosten/yksiköiden johtajille.

8) Projektien kustannuslaskelmien toteutumisen valvonta ja seurantajärjestelmä tulee perustaa.

Koulutussopimustyöryhmän loppuraportti liitteenä (liite HA 55/2004).

Laadittujen sopimusmallien lisäksi keskeisenä asiana voidaan pitää päätösvallan delegointia sopimusten hyväksymisen osalta laitostasolle. Menettely poikkeaa tutkimussopimusten hyväksymismenettelyistä, joka on keskitetty. EU-rahoitteiset tutkimussopimukset hyväksyy rehtori EU-koordinaattori Hanna Honkamäkilän esittelystä sekä muut tutkimussopimukset hallintojohtaja tutkimus- ja innovaatiopalvelujen johtajan Leila Ristelin esittelystä. Tutkimussopimuksiin sisältyvien suurempien riskien ja mm. sopimusten sisältämän hinnoittelun sekä immateriaalioikeuksien monimutkaisuuden vuoksi keskitetympää hyväksymismenettelyä voidaan pitää perusteltuna. Myös tilintarkastajat ovat edellyttäneet keskitettyä hyväksymismenettelyä tutkimussopimusten osalta.

Päätösesitys: Hallitus hyväksyy liitteen mukaiset yleiset periaatteet koulutussopimusten laadinnasta ja käsittelystä. Hallitus toteaa samalla, että ohjeet eivät koske eri organisaatioiden välisiä verkosto- ja puitesopimuksia, joilla on tarkoituksena sitouttaa koko organisaatiot sopimusten mukaiseen toimintaan. Nämä sopimukset hyväksyy edelleen rehtori.

Päätös: Päätettiin esittelyn mukaisesti.

Otettiin koulutussopimustyöryhmän loppuraportti pöytäkirjan liitteeksi hyväksytyssä muodossa.

LISTA C: TALOUS- JA TOIMITILAPALVELUT

1
Oulun yliopiston kirjaston kokoelmapoliittinen suunnitelma

Vireille ja viimeksi esillä 21.1.2004.

Rehtori Lauri Lajunen asetti vuoden 2002 lopussa työryhmän laatimaan ehdotuksen Oulun yliopiston kokoelmapoliittiseksi suunnitelmaksi. Työryhmän tuli kartoittaa nykytilanne ja esittää suosituksia siitä, miten yliopiston kirjallisuuskokoelmia, niiden hankintaa, rahoitusta ja käyttöön asettamista tulisi kehittää niin, että ne osaltaan tukisivat yliopistossa tehtävää työtä ja tavoitteiden saavuttamista. Työryhmän puheenjohtajaksi rehtori kutsui vararehtori Liisi Huhtalan ja muiksi jäseniksi professori Kari Laasosen, tutkija Ulla Lassin, lehtori Pentti Niemisen, opiskelija Sanna Halisen, kirjastonhoitaja Aila Huovisen ja ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäen, joka toimi myös työryhmän sihteerinä. Työryhmään kutsuttiin kirjastonhoitaja Eila Tapio kirjastonhoitaja Aila Huovisen ollessa estynyt keväällä.

Hallitus käsitteli kokouksessaan 21.1.2004 työryhmän raporttia. Raportissa työryhmä esitti lukuisia suosituksia, joista osa oli pienehköjä toimintaa selkiyttäviä suosituksia osa taas merkittäviä muutosesityksiä, jotka koskivat mm. kirjahankintojen määrällistä nostamista ja rahoituksen keskittämistä.

Hallitus jätti asian pöydälle ja antoi työryhmälle jatkotehtävän, jonka mukaan työryhmän tulee kevään kuluessa jatkaa asian jatkovalmistelua siten, että työryhmän ehdotukset ryhmitellään sen mukaan, kuuluvatko esitetyt toimenpiteet kirjaston sisäiseen päätösvaltaan vai edellyttävätkö ne hallituksen linjausta.

Työryhmän tulee valmistella myös edelleen vaihtoehtoa siirtyä keskitettyyn menettelyyn kirjastokokoelmien hankinnassa.

Työryhmä, jonka jäsenistä kaksi vaihtui, on jäsentänyt raporttia hallituksen esittämällä tavalla ja jättänyt raportin rehtorille 28.9.2004. Raportti on liitteenä HC 9/2004.

Työryhmä esittää raportin sivuilla 6 ja 7 hallituksen päätettäväksi seuraavat asiat:

1. Kirjojen hankinnan rahoitus hoidetaan keskitetysti kirjaston kautta ja keskitettyyn rahoituskäytäntöön siirrytään vuonna 2005. Tiedekunnilta esitetään siirrettäväksi vuonna 2005 160 000 € kirjastolle. Määrä perustuu tiedekuntien budjettirahalla tehdyn kirjahankinnan kolmen vuoden keskiarvoon.

Tiedekuntien keskinäiseksi jakosuhteeksi lasketaan opintoviikkojen, tutkintotavoitteiden, opiskelijoiden määrän ja opetus- ja tutkimushenkilökunnan määrän keskiarvo (lähde KOTA-tilasto v. 2003):

(euroina merkitsee esittelijän mukaan)

HuTK 13 % (20 800)
KTK 15 % (24 000)
LuTK 25 % (40 000)
LTK 16 % (25 600)
TaTK 5 % (8 000)
TTK 26 % (41 600)

Keskiarvo on lähes sama kuin tiedekuntien kirjahankintojen prosentuaalinen jakautuminen (keskiarvo vuosilta 2001—2003, liite 4).

Tiedekunnilta kirjastolle siirretty määräraha käytetään sen tiedekunnan kirjahankintoihin, josta se on siirretty vähennettynä 5—10 %. Tämä osuus käytetään kirjaston harkinnan mukaan erikoistarpeisiin, kuten uusien painoalojen kokoelmahankintoihin, aliresursoituihin kokoelmien hankintaan jne.

2. Yliopisto nostaa hankitut kirjat/opiskelijat ja henkilökunta -määrän 0,5:stä 0,75 prosenttiin vuoteen 2007 mennessä, mikä tarkoittaa noin 50 000 euron rahallista panostusta per vuosi vuosina 2006—2007.

Lisäksi työryhmä on esittänyt suosituksia, joita yksiköt voivat ottaa huomioon päätöksenteossaan.

Päätösesitys: Hallitus käsittelee yliopiston kirjaston kokoelmapoliittista suunnitelmaa koskevan työryhmän loppuraportin ja tekee päätöksen työryhmän esityksistä 1. ja 2., jotka koskevat kirjahankintojen rahoitusta.

Päätös: Asia jätettiin pöydälle.

Työryhmä dekaanit ja talousjohtaja jatkaa asian valmistelua. Lähtökohtana on, että vuonna 2005 kirjahankintoja tehdään vähintään 160 000 eurolla. Eo. työryhmä tekee esityksen miten kirjat hankitaan ja rahoitetaan. Työryhmän tulee kuulla ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäkeä.

LISTA D: OPETUS- JA OPISKELIJAPALVELUT

1
Alumnitoiminnan laajentaminen Oulun yliopistossa

Oulun yliopistossa alumnitoimintaa on toteutettu Oulun yliopistoseura ry:n toiminnan kautta, ohjaus- ja työelämäpalveluiden koordinoiman mentortoiminnan kautta sekä ainelaitoksilla ja osastoilla yksittäisten teemapäivien tai vuosikurssitapaamisten muodossa. Alumnitoimintaa ei kuitenkaan ole koko yliopiston tasolla kiinteästi organisoitu eikä ohjattu. Monet yliopistot Suomessa ovat viime vuosina aktivoineet alumnitoimintaansa. Tähän liittyen on rakennettu myös valtakunnallista yhteistyötä, johon liittyvät valtakunnalliset alumnikoordinaattoreille järjestetyt seminaarit (Lappeenranta 2003, Tampere 2004, Jyväskylä 2005). Oulun yliopistoa ei ole alumnitoiminnan suhteen valtakunnallisesti noteerattu.

Oulun yliopiston alumnitoiminnan aktivointi on käynnistetty syksyllä 2004 ohjaus- ja työelämäpalveluissa. Alumniyhteyksien ylläpitämiseksi pilotoidaan loppuvuoden aikana www-pohjaista tietokanta-, yhteydenpito- ja tiedotusjärjestelmää (https://alumni.oulu.fi). Järjestelmä avataan vuoden 2005 alussa. Alumnitoiminnan sisältöä ja aktiviteetteja laajennetaan vähitellen ajan kuluessa. Alumnitoiminnan järjestelmällinen kehittäminen edellyttää yliopiston sitoutumista toimintaan, selkeää toimintasuunnitelmaa sekä toiminnan edellyttämien resurssien varaamista.

Yliopiston ohjaus- ja työelämäpalveluissa on valmisteltu toimintasuunnitelma yliopiston alumnitoiminnan laajentamiseksi, liite HD 14/2004.

Päätösesitys: Hyväksytään liitteen HD 14/2004 toimenpide-ehdotukset yliopiston alumnitoiminnan lähiajan suuntaviivoiksi.

Päätös: Päätettiin esittelyn mukaisesti.