Vinkkejä mediatiedottamiseen

23.5.2012 Viestintäpalvelut

> Tämä ohjeistus Word-dokumenttina

Miten ylitän uutiskynnyksen?
Miten laadin kiinnostavan mediatiedotteen?
Miten toteutan jakelun?

Media, suuri yleisö ja muut sidosryhmät ovat kiinnostuneita yliopiston osaamisesta, uusista tieteellisistä tutkimustuloksista ja ajankohtaisista asiantuntijapuheenvuoroista. Tieteellisen tiedon välittäminen kuuluu yliopiston tehtäviin. Samalla edistämme yliopiston tutkimus- ja koulutustoiminnan tunnettuutta ja vetovoimaisuutta.

Tiedote on yleisin ja suositeltavin mediaviestinnän väline. Tiedote välittää mielenkiintoiset tutkimustulokset ja muut uutisaiheet tiiviissä muodossa toimituksille. Tiedotteella voidaan myös kutsua median edustajia seuraamaan yliopiston erilaisia tapahtumia.

Mediaviestinnässä on tärkeää muistaa, että viestin vastaanottaja on perimmiltään suuri yleisö. Siksi toimitukset arvioivat niille tarjottuja aiheita omien lukijoidensa, kuuntelijoidensa tai katselijoidensa kannalta.

Onnistuneen mediatiedottamisen ainekset

1. Arvioi, ylittääkö tarjoamasi aihe julkaisukynnyksen

• Mediaa kiinnostava aihe on yleensä suurta yleisöä koskeva, uusi tai poikkeuksellinen tieto, ajankohtainen puheenaihe tai yleistä yhteiskunnallista merkitystä tai inhimillistä kiinnostusta omaava asia tai ilmiö.
• Arvioi, minkälaisia kohderyhmiä ja medioita aiheesi eniten kiinnostaa.
• Tarvittaessa yliopiston viestintäpalvelut avustaa sinua julkaisukynnyksen arvioinnissa.

2. Laadi kiinnostusta herättävä mediatiedote

Hyvä tiedote vastaa kysymyksiin: mitä, kuka, missä, milloin, miten, miksi. Julkaistut uutiset noudattavat samaa rakennetta.

• Tärkein asia tai uutinen kerrotaan lyhyessä otsikossa ja ensimmäisessä kappaleessa. Korosta, mitä uutta tai merkityksellistä käsiteltävä aihe sisältää, miten se mahdollisesti liittyy ihmisten arkielämään, elinympäristöön tai maailmankuvaan.
• Asian tai uutisen laajemmat perustelut ja taustat kerrotaan myöhemmin tekstissä.
• Asia esitetään yleistajuisesti, yleiskielellä ja selkeästi lyhyin lausein ja kappalein.
• Suositeltava tekstin pituus on korkeintaan yksi sivu.

> Esimerkki uutistiedotteesta
> Esimerkki tapahtumatiedotteesta
> Esimerkki mediakutsusta

3. Tiedotteen ajoittaminen ja lähettäminen

Oulun yliopisto kohtelee tiedotusvälineitä tasapuolisesti tiedon saannin ja nopeuden suhteen. Tiedotteet lähetetään pääsääntöisesti yhtä aikaa kaikille medioille. Tiedotteen aihe ratkaisee jakelualueen (paikallinen/Pohjois-Suomi/valtakunnallinen). Harkinnan mukaan erityisaihe voidaan kohdentaa myös vain tietylle medialle tai mediaryhmälle.

• Tutkimuksesta tiedottamisen voi ajoittaa harkinnan mukaan, kuitenkin niin, että tutkija(t) on vähintään saman päivän aikana toimittajien tavoitettavissa mahdollisia lisäkysymyksiä yms. varten.
• Tiedejulkaisussa julkaistavan tutkimustuloksen tiedottaminen ajoitetaan ao. julkaisun antaman aikataulun mukaan.
• Tiedote tai kutsu tulevasta tapahtumasta on suositeltavaa lähettää medialle viimeistään 3–5 päivää ennen tapahtumaa.
• Tiedote lähetetään toimituksiin pääsääntöisesti sähköpostitse. Jakelussa käytetään mieluiten ryhmänimiä tai piilokopio-kenttää, jolloin pitkät vastaanottajalistat eivät näy sähköpostiviestissä.

Jakelu

• Mediatiedotteen voi jakaa medioille itse tai yliopiston viestintäpalvelujen kautta.
• Välitettäväksi haluttu valmis tiedote lähetetään viestintäpalveluihin osoitteeseen viestinta@oulu.fi vähintään 1 vrk ennen mediajakelua. 
• Itse jaettava tiedote, kuten muutkin mediatiedottamista koskevat toimenpiteet, ilmoitetaan etukäteen viestintäpalveluihin vähintään 1 vrk ennen toimenpidettä. Näin vältetään mm. päällekkäiset tiedotustoimenpiteet.  
• Viestintäpalvelut julkaisee mediatiedotteet sopimuksen mukaan yliopiston sisäisissä ja ulkoisissa viestintäkanavissa, esimerkiksi yliopiston verkkosivulla yms. Näin yliopiston henkilökunta saa tiedon yliopistoa koskevista asioista hyvissä ajoin ja sen sisältöisenä kuin lähettäjä on tarkoittanut.

4. Tiedotuksen työnjaosta

• Tiedekunnat, laitokset ja muut yksiköt vastaavat omasta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästään yksikön johtajan johdolla yliopiston yleisten viestintälinjausten mukaisesti. (Oulun yliopiston viestintäsuunnitelma)  
• Tutkimusryhmät ja yksittäiset tutkijat tiedottavat omasta tutkimuksestaan ja sen tuloksista mm. em. periaatteita noudattaen.
• Rehtori vastaa yliopistotason toimintapolitiikkaa ja linjakysymyksiä koskevien lausuntojen antamisesta julkisuuteen.
• Viestintäpalvelut tukee ja konsultoi yliopistolaisia tiedottamisen ja tiedeviestinnän suunnittelussa.

5. Lisätietoja

Neuvoja ja tukea mediatiedottamiseen saat viestintäpalveluista, puh. 48 4091, sähköposti: viestinta@oulu.fi. Tiedotejakelut puh. 48 4101. Parhaan palvelun saat, kun otat yhteyttä hyvissä ajoin.

Vinkkilähteitä:

> Tiedeviestinnästä

> Tiedottajan ABC